El Hospital General Universitario de Castellón (HGUCS) dejará de tener historias clínicas en papel en el año 2021 después de que comience en este mes de agosto un ambicioso proyecto de digitalización de todas las que se encuentran en su almacén, un número superior a las 542.000.
En la actualidad, el centro sanitario cuenta con un espacio de más de 3.000 metros cuadrados donde se almacenan todas las historias clínicas que se han creado en sus 50 años de existencia, al igual que las radiografías generadas hasta la digitalización de ese proceso hace más de 10 años.
Para llevar a cabo este proyecto, el pasado mes de mayo se sacó a licitación un expediente para la digitalización de historias clínicas, custodia y gestión del archivo del HGUCS, para el que se destinaron más de 2,18 millones de euros. A este se presentaron un total de cinco empresas que, tras someterse a la evaluación de sus ofertas económicas y técnicas, fue adjudicado a una de ellas por un importe final de 1.715.086 euros.
Así, en este mes de agosto los técnicos de la empresa adjudicataria van a comenzar a realizar este proceso de digitalización que les permitirá, a lo largo de un total de 48 meses, eliminar los registros en papel después de que todos los datos estén introducidos en el sistema informático.
La primera fase que ha llevado a cabo la empresa adjudicataria ha sido la de gestión y pruebas de digitalización de estos archivos mediante su plataforma tecnológica, tras la que, una vez hecha la programación y localizadas las historias, comenzará el volcado del papel al sistema informático.
Además, la empresa adjudicataria va a llevar también a cabo un plan de formación por el que el personal sanitario (facultativo y de enfermería) y el no sanitario (de admisión) conocerán el procedimiento por el que se podrá buscar y consultar la información que contenía la antigua documentación, ahora en formato digital.
El procedimiento que se seguirá a partir de ese momento consistirá en que, cuando un paciente acuda a una consulta externa o a urgencias, el sistema solicitará la historia, de tal manera que comenzará el proceso con ella. Una vez finalizado el episodio asistencial, el sobre con la historia clínica pasará por el personal encargado de la digitalización y procederá a su gestión.
Asimismo, desde hace dos años, la Conselleria de Sanidad Universal y Salud Pública puso en marcha el sistema digital Orion Clinic y, por tanto, los profesionales sanitarios han estado trabajando principalmente con este, en detrimento del sistema tradicional de archivo en papel.
Una vez se haya incluido toda la información en el historial electrónico del paciente, toda la documentación pasará un control de calidad en el que se decidirá si se requiere realizar alguna otra gestión con ellas. Una vez realizado este proceso, y tras tres meses en los que quedarán almacenadas para garantizar la seguridad de las mismas, serán destruidas por una empresa especializada en documentación con datos personales y confidenciales.
Finalizado el plazo con el que cuenta la adjudicataria, en 2021, ya no existirá almacén físico de historias clínicas, por lo que el centro podrá destinar el actual almacén a otros usos y recuperar el personal que se destina actualmente a su gestión para otras funciones.
